Eisen aan projectplan

Maak het projectplan niet te dik. Waar het om gaat, is dat we kunnen beoordelen:

  • wat de opbrengst is van het voorgestelde project;
  • in welke mate de opbrengst past bij de doelen van het HFA en
  • hoe realistisch een ingediend plan is als het gaat om de effecten van het resultaat en de uitvoerbaarheid, waaronder planning, kosten en inzet.

De volgende onderdelen van het projectplan zijn verplicht.

  • Beschrijf het idee en wat er mee wordt bereikt: wat, voor wie, wanneer.
  • Geef aan hoe het idee en de effecten ervan voldoen aan de criteria van het Humanisme Fonds Amsterdam.
  • Beschrijf het doel van het project in termen van kwalitatieve en kwantitatieve (meetbare) eisen die je stelt.
  • Beschrijf de risico’s en kansen van het project en hoe te voorkomen dat de risico’s gaan optreden. Bij voorkeur in tabelvorm.
  • Voeg een samengevat communicatieplan toe (marketing). Hoe en wanneer ga je de voortgang van de resultaten communiceren en naar wie, met welke middelen? Geef hierin ook aan welke communicatiemiddelen je van het Humanistisch Verbond wil gebruiken.
  • Voeg een begroting bij inclusief marketing en communicatie (organisatie-indieners financieren dit deel zelf) en een dekkingsplan. We zien in de begroting graag hoeveel geld direct bijdraagt aan het zichtbare of voelbare resultaat van het project. Geef expliciet aan hoeveel er nodig is voor personele kosten voor anderen (wie?) en/of voor jezelf en/of de organisatie waarmee je samenwerkt of waarvoor je werkt (de indiener). Geef een toelichting op dit bedrag. Waarom staat dit bedrag wat jou betreft in verhouding tot de totale kosten en dekking. Bekijk ook goed onze algemene voorwaarden en houdt rekening met de manier waarop we geld uitkeren en de verantwoording die we vragen.
  • Geef aan als er meerdere financiers van het project zijn, per financier: naam, adres, contactgegevens (wie); welk bedrag, toegezegd of definitief en de eventuele door de financier gestelde voorwaarden om dat bedrag te krijgen.
  • Lever een planning met betrekking tot menskracht, (financiële) middelen, resultaat en/of deelresultaten en verantwoording. Bekijk goed de algemene voorwaarden. Houd er rekening mee dat je op zijn vroegst in april 2017 uitslag krijgt van het HFA.
  • Beschrijf de organisatie van het project: wie leidt het project en is eindverantwoordelijk voor het realisatie van het projectplan? Welke waarborgen zijn er voor het bereiken van dat resultaat? Aan wie wordt gerapporteerd, waarover en wanneer? Beschrijf de overlegstructuren. Opdrachtgever is in alle gevallen het bestuur van de stichting HFA.
  • Bijlagen, waarin:
    • CV en motivatie van de indiener of indienende organisatie;
    • CV van de projectleider, eindverantwoordelijk voor het te bereiken resultaat binnen de begrenzing van het projectplan.

Tenslotte: de toelichting op een projectplan in deze website is bedoeld als checklist. Jouw projectplan moet een samenvatting bevatten in de vorm van een factsheet, waarin je de punten onder het tabblad ‘eisen aan projectplan‘ benoemt en eventuele opmerkingen opneemt die jij wilt meegeven, met verwijzing van paginanummers en nummers van bijlagen waar meer toelichting staat. De samenvatting is een ‘pitch’. Het moet een goed inzicht geven in wat je wilt, waarom het aan de eisen voldoet en nuttig is, wat je nodig hebt e.d.

Hieronder vind je een overzicht van de (mogelijke) onderdelen van een projectplan.

Op internet vind je diverse voorbeelden van projectplannen, ook wel plan van aanpak genoemd. Een aantal projectplannen van de op internet als voorbeeld gegeven projectplannen zijn zeer omvangrijk. Dat verwachten wij niet. Wel verwachten we dat je er voor zorgt dat de elementen benoemd worden. Ook verwachten we een samenvatting in de vorm van een factsheet (zie ‘eisen aan projectplan‘).

Het volgende citaat geeft een aantal mogelijke onderdelen van een projectplan. Gebruik het als een checklist, niet als format. Het komt van www.projectleider-worden.nl

Opzet plan van aanpak

Als je een Plan van Aanpak opzet, kan je bijvoorbeeld uitgaan van vier delen (exclusief samenvatting):

Samenvatting: een factsheet, waarin invulling van de ‘eisen aan het projectplan voor jouw voorstel kort toegelicht worden, eventueel met verwijzing naar hoofdstukken/bijlagen waarin meer informatie is opgenomen.

Deel één noemen we de projectdefinitieHierin maak je duidelijk wat je gaat (doel, resultaat) en waarom je het idee wilt realiseren en welke voorwaarden jij daaraan stelt. Vaak wordt het “waarom” uitgewerkt in een zogenoemde business case. Dit is een onderbouwing waaruit blijkt dat er voldoende rechtvaardiging is om het project op te zetten, te starten en uit te voeren.

Deel twee noemen we de projectaanpakHierin maak jij duidelijk hoe, met wiewaarmee en wanneer jij dat voor elkaar gaat boksen. Beperk je tot de hoofdlijnen – werk details uit in Deel 4 Bijlagen.

Deel drie noemen we de projectbeheersingHierin beschrijf je de maatregelen en procedures waarmee de opdrachtgever, jij en je team het project in de greep houden.

Deel vier noemen we bijlagenHoud je Plan van Aanpak zo kort en krachtig als je maar kunt. Beperk je in de delen één tot en met drie tot de hoofdlijnen die je in principe tijdens je hele project wil monitoren. Werk in bijlagen de onderdelen uit.

In het tabblad ‘verdere uitwerking format‘ tref je een voorbeeld aan van een hoofdstuk indeling per onderdeel van een projectplan. Het is een checklist. De indeling is geen voorwaarde.

Hieronder hebben wij de vier onderdelen van het project uit het tabblad ‘Toelichting‘ vertaald in een model c.q. structuur die de inhoudsopgave van een projectplan kan zijn. Ook dit is ontleend aan www.projectleider-worden.nl en waar nodig door ons aangevuld. Ook dit is niet bedoeld als format.

Gebruik de toelichting en de uitwerking als checklist. Het is niet noodzakelijk om alle onderdelen en hoofdstukken van het projectplan als hier beschreven ook zo op te nemen. Het doel is dat je ons zodanig inzicht geeft dat we jouw idee en de door jou voorgestelde uitvoering kunnen beoordelen op het effect en de passendheid van het beoogde resultaat bij de doelen van het HFA, respectievelijk: op de realiteitswaarde van de planning en de begroting.

Deel 1 - Projectdefinitie

1.1 Aanleiding (waarom is dit een goed idee? Hoe ben je er op gekomen?)

1.2 Projectdoelstellingen (wat moet er bereikt worden? Smart geformuleerd, dat wil zeggen: concreet en meetbaar)

1.3 Business Case (voldoet het idee aan de criteria? Waarom en in welke mate? Wat levert het op, waarom, voor wie, wanneer? Welke risico’s dat het project niet oplevert wat je verwacht? Hoe die te neutraliseren?)

1.4 Projectresultaten (wat lever je wanneer op?)

1.5 Scope (reikwijdte, bijvoorbeeld: Wie gaat baat hebben bij het idee? Waarom denk je dat? Is er om gevraagd of is er onderzoek naar gedaan? Of zijn er toekomstige resultaten die gebruikt kunnen worden voor verdere ontwikkeling?)

1.6 Randvoorwaarden (mensen en middelen en eventuele andere benodigdheden zoals de medewerking van andere organisaties of beroepsgroepen).

1.7 Projectrisico’s (welke risico’s zijn er? En wat zijn je maatregelen om te voorkomen dat die gaan optreden?)

Deel 2 - Projectaanpak

2.1 Hoofdlijnen van je aanpak, je werkwijze (hoe ga je het resultaat (laten) bereiken?)

2.2 Fasering en besluitmomenten (langs welke weg worden de resultaten bereikt?)

2.3 Projectorganisatie (wie heb je nodig en hoe ga je dat organiseren? Wie besluit en hoe organiseer je dat?)

2.4 Projectplanningen (acties in de tijd en de nodige mensen en middelen)

Deel 3 - Projectbeheersing

3.1 Beheersing van het bestaansrecht (hoe zorg je er voor dat je bereikt wat je wilt en dat je tijdens de projectuitvoering in de gaten houdt of dat ook daadwerkelijk gaat gebeuren? Omstandigheden kunnen veranderen waardoor het resultaat minder relevant wordt)

3.2 Beheersing resultaten en Kwaliteit (hoe zorg je er voor dat de benodigde kwaliteit bereikt wordt?)

3.3 Beheersing scope

3.4 Beheersing van de randvoorwaarden Tijd en Geld (verantwoording over voortgang (planning versus realisatie), resultaat (3.2. en 3.3.) en verantwoording over financiën: wat wordt wanneer en aan wie geleverd?

3.5 Beheersing Overige randvoorwaarden

3.6 Beheersing van de Projectrisico’s (hoe zorg je er voor dat risico’s zo klein mogelijk gehouden worden en hoe hou je die in de gaten?)

3.7 Beheersing van de projectaanpak (eisen aan de projectleiding om de werkwijze te monitoren, inclusief het voorgaande)

Deel 4 - Bijlagen

Dit is een opsomming van onderwerpen die je beter separaat uitwerkt.  Het is niet onze bedoeling een uitputtende en volledige lijst te bieden, en de volgorde in dit format is willekeurig gekozen. Zie het als de meest voorkomende bijlagen van een Plan van Aanpak. Gebruik wat je nodig hebt, of vul het aan met je eigen bijlagen.

Zo zie je dat ieder Plan van Aanpak anders kan zijn.

  • Detailplanningen (financiële planning; capaciteit-/resourceplanning)
  • Communicatieplan(ning) <> op deze website ook wel marketing genoemd
  • Productbeschrijvingen <> hoe ziet het resultaat er uit: welke eisen, werking en voor wie etc.
  • Configuratielijst <> eventueel hoe het resultaat is samengesteld, onderdelen
  • Kwaliteits- en testplan(ning)
  • Aandachtspuntenlijst
  • Besluitenlijst
  • Risicolijst
  • Overlegstructuren en -frequenties
  • Rolbeschrijvingen
  • Richtlijnen en procedures (wijzigingsprocedure, inkoop, inleen en inhuur personeel, veiligheid, ARBO, werktijden, toegang, methodieken, tijdregistratie, communicatie, huisstijl, juridisch,
  • Ondernemingsraad, auditering en toetsing, commercie, basisarchitectuur, vergunningen)
  • Kortom – alles waarvan “de  buitenwereld” (alles buiten jouw project) aangeeft waar jij en jouw project zich aan moeten houden, en waar iedereen die jij bij het project betrekt, weet van moet hebben.
  • Opbouw en locatie projectdossier (papier en electronisch). Belangrijk is dat het projectdossier toegankelijk is voor en overdraagbaar aan het HFA.

Een verdere toelichting vind je onder meer bij de FAQ's

Schermafbeelding 2016-04-30 om 17.37.35